Menjaga Rekam Jejak Lembaga, Bawaslu Bali Perkuat Tata Kelola dan Tertib Kearsipan

‎IDENUSANTARA.COM - Pengelolaan arsip memiliki peranan yang sangat vital dalam menjaga akuntabilitas, transparansi, serta kesinambungan administrasi di setiap lembaga publik. Arsip bukan sekadar kumpulan kertas lama, melainkan rekam jejak pelaksanaan tugas, dasar pertanggungjawaban, dan sumber informasi kelembagaan yang keutuhan serta keabsahannya harus senantiasa terjaga.Guna memperkuat hal tersebut, Bawaslu Provinsi Bali menggelar Rapat Pembinaan dan Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan di Kantor Sekretariat Bawaslu Provinsi Bali, Denpasar, Rabu (21/10/2026).

Baca Juga: Heboh! 98 Kasus Korporasi Karhutla Naik Penyidikan, Kapolri Ungkap Ada Keterlibatan Pihak Asing

‎Ketua Bawaslu Provinsi Bali, I Putu Agus Tirta Suguna, menegaskan bahwa tata kelola kearsipan merupakan tanggung jawab bersama seluruh unit kerja di lingkungan Bawaslu. Menurutnya, pemahaman mengenai kearsipan tidak boleh berhenti pada tataran teori semata, melainkan harus diwujudkan melalui penataan dokumen yang tertib, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan. 

‎“Sebagai pencipta arsip, kita memiliki tanggung jawab untuk mengelola dan menjaga arsip yang telah dihasilkan dengan baik,” tegas Suguna melalui pesan WhatsApp.

‎Ia menambahkan, pembinaan ini merupakan langkah berkesinambungan dari penguatan tata kelola kearsipan yang sebelumnya telah dilaksanakan di tingkat kabupaten/kota, termasuk melalui konsolidasi dengan jajaran kearsipan Bawaslu RI. Forum ini diharapkan dapat menjawab berbagai persoalan kearsipan di lapangan agar dapat diterapkan dalam tugas operasional sehari-hari.

‎Pada kesempatan yang sama, Anggota Bawaslu Provinsi Bali, I Nyoman Gede Putra Wiratma, menggarisbawahi pentingnya pembenahan sistem penyimpanan dokumen. Faktor historis kantor Bawaslu yang sempat berpindah-pindah tempat sempat memengaruhi kerapian tata kelola arsip di masa lalu.

‎“Arsip memiliki peranan yang sangat penting dalam mendukung pelaksanaan tugas di Bawaslu. Karena itu, pengelolaannya harus semakin tertib dan sistematis agar dokumen yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah serta dimanfaatkan secara optimal,” jelas Wiratma.

‎Baca Juga: APBN Siapkan Rp1.300 Triliun pada Akhir 2026, Ini Fokus Belanja Pemerintah Prabowo

‎Pembenahan ini, lanjut Wiratma, harus diimbangi dengan peningkatan kapasitas dan pemahaman aparatur. Penataan dokumen yang rapi memastikan kelancaran administrasi serta menjamin rekam jejak kelembagaan tetap dapat ditelusuri meskipun terjadi mutasi personel maupun perubahan struktur organisasi. 

‎Prinsip Keautentikan dan Prosedur Pemusnahan Arsip

‎Menghadirkan narasumber dari Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Bali, Ni Wayan Rasmini, diskusi menekankan tiga pilar utama dalam kearsipan, yakni keautentikan, keabsahan, dan keutuhan dokumen. Rasmini mengingatkan bahwa dokumen yang tidak dilengkapi pengesahan secara sah dapat memicu persoalan hukum dan administrasi saat proses pertanggungjawaban.

‎Rasmini juga menjelaskan pentingnya kejelasan pembagian tugas antara unit pengolah dan unit kearsipan, mulai dari pencatatan surat masuk-keluar, pengelolaan arsip aktif, hingga penanganan arsip yang telah memasuki masa retensi.

‎Dalam sesi diskusi bersama jajaran Bawaslu kabupaten/kota se-Bali, mengemuka sejumlah kendala klasik seperti keterbatasan sarana penyimpanan, pembagian beban kerja pengelola arsip, serta prosedur pemusnahan dokumen. Menanggapi hal tersebut, Rasmini mengingatkan agar pemusnahan dokumen tidak dilakukan secara sembarangan. Setiap proses pemusnahan wajib melalui tahapan penilaian serta mendapatkan rekomendasi resmi sesuai regulasi yang berlaku.

Baca Juga: Berapa Gaji PPPK Paruh Waktu 2026? Simak Aturan Upah dan Faktor yang Menentukan Besarannya

‎Sementara itu, Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Bali, Ida Bagus Putu Adinatha, mengakui bahwa pengelolaan kearsipan masih menghadapi berbagai tantangan dan pekerjaan rumah. Meskipun proses evaluasi dan monitoring berkala terus berjalan, perhatian terhadap tata kelola arsip perlu terus ditingkatkan agar menjadi prioritas utama kelembagaan dengan memaksimalkan sarana yang ada.***

Laporan : Risaldus Pan